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Gestione Aziende abbigliamento

Gli operatori del settore abbigliamento conoscono benissimo quanto importante sia avere la capacitá di manipolare con la massima flessibilità il ritmo di produzione, le scorte di magazzino, gli arrivi dei capi finiti da destinare ai clienti.
E’ necessario potere intervenire sulla configurazione del prodotto, anche se già in fase di taglio o produzione, ad esempio per modificare o sostituire degli accessori che per cause svariate ( indisponibilitá dei fornitori, errori di produzione, ecc. ) non possono essere utilizzati come previsto dai campionari, e quanto siano brevi questi tempi decisionali di intervento.
Sicuramente non si vorrebbe essere costretti ad operare in queste maniere, perché il meglio sarebbe sempre potere seguire e rispettare la progettazione dei campionari e la programmazione del prodotto, ma non sempre si riesce a rispettare una logica predefinita e tanto meno, quindi, si deve pensare a supporti organizzativi che impediscano eventuali interventi correttivi.
In questa ottica di flessibilità, caratteristica saliente delle Aziende che producono Abbigliamento, un operatore del settore si deve orientare per dotare la sua Azienda di un supporto informativo, anzi di un sistema informativo.
Un sistema in quanto l’ “Hardware” non può espletare le sue funzioni senza un “Software” che ne diriga le operazioni; da ciò si deduce che l’ importanza primaria per una Azienda é di reperire una Procedura , un insieme di programmi che coprano la maggiore casistica possibile delle sue attività interne ed esterne.
In ogni caso, si dovrebbero avere sempre e comunque margini di ampliamento, di implementazione, di ottimizzazione dei flussi dei dati; ecco allora che diviene importantissima anche la figura degli analisti che seguono l’installazione, l’istruzione del personale, la personalizzazione, la consulenza informatica dell’Azienda.
Sistema informativo, procedura di elevata qualità strutturale, struttura di analisi – programmazione – consulenza informatica specializzata nel settore: questi sono i tre ingredienti che fanno di una soluzione informatica una adeguata risposta alle problematiche aziendali del Settore Abbigliamento.
Caratteristiche Generali della Procedura La procedura per la gestione della produzione delle Aziende di Abbigliamento si compone di moduli standard e moduli opzionali.
Fanno parte dei moduli standard: - Gestione Tabelle e Anagrafiche di base - Gestione Ufficio Commerciale - Gestione Ufficio Acquisti - Gestione Ufficio Prodotto - Gestione Programmazione e Produzione - Gestione Magazzini Materiali e Capi Finiti - Gestione Ufficio Spedizioni - Gestione Ufficio Fatturazione.
La logica di funzionamento si basa su una struttura tabellare; vengono create delle apposite tabelle identificate da un codice numerico: questo consente di sfruttare le informazioni delle tabelle stesse su più anagrafiche evitando una ripetizione di inserimento dati.
Altra caratteristica saliente é la gestione di specifiche informazioni in lingua (comprese le taglie), in modo che, tramite la dichiarazione del tipo di lingua inserita nell’anagrafica clienti, tutti i documenti recanti informazioni collegate a queste tabelle verranno stampati con la lingua di riferimento del cliente.
All’anagrafica clienti sono poi collegate tutta una serie di informazioni specifiche che dettano lo standard di trattamento di quel cliente, quali condizioni di pagamento, banca di appoggio, giorni di consegna, salta mese, giorno fisso, ecc. e delle richieste fisse di personalizzazioni.
In tal modo si verifica una perfetta sincronia fra la standardizzazione e le immancabili eccezioni.
Vediamo ora in sintesi quale sia il flusso delle informazioni gestito dalla procedura.
L’ufficio prodotto provvede a creare i campionari stagionali e le specifiche dei materiali (tessuti, accessori, costi di produzione) che accompagnano il campione, da cui viene creata la Scheda Prodotto (distinta base) a due livelli; in precedenza si era proceduto a codificare i materiali visionati per il campionario e che faranno parte della gamma dei prodotti proposti nelle collezioni; il prodotto viene identificato dalla concatenazione del codice Modello (base taglio, ecc.) con l’articolo/colore componente principale di vendita; questi infatti sono i dati richiesti all’atto dell’inserimento degli ordini di vendita ; il listino dei prodotti (legato alla stagione / valuta / collezione / modello / articolo) può essere creato in automatico partendo dalle distinte base dei prodotti con le regole di ricarico per tipo costo o generale, oppure inserito manualmente; può essere gestita anche una categoria di listino legata al tipo di clientela, per cui si potranno gestire le informazioni in maniera automatica nel carico degli ordini a seconda che il prodotto abbia prezzo diverso fra la fascia grossa distribuzione e dettaglio (per esempio).
Queste particolarità fanno in modo che le integrazioni fra il personale dei vari Uffici siano il meno possibile lasciate al caso, e che l’Ufficio Commerciale sia effettivamente il motore della volontà Aziendale nel porsi sul mercato con determinate strategie.
Gli ordini di vendita sono infatti controllati da codici di tipologia che, oltre a determinare delle statistiche di controllo, regolano anche il ciclo di vita dei capi; si può infatti intervenire per fare o non fare produrre i capi, per evadere l’ordine con le disponibilità o con la produzione, per eseguire o bloccare la produzione, per annullare o meno i capi al cliente.
Dalle informazioni delle vendite, in base alle distinte base inserite , si ricavano i dati dei fabbisogni di produzione, che tengono conto delle eventuali giacenze di magazzino dei materiali e dell’eventuale loro impegno per programmazioni già effettuate nonchè degli acquisti già in essere.
Sarà con queste basi che l’Ufficio Acquisti provvederà ad inoltrare gli ordini ai fornitori per i materiali effettivamente necessari, con l’informazione gestita a livello di tempi di consegna, effettivo arrivo, di mancata consegna, ecc.
Tutti questi dati vengono poi riportati in evidenza sui tabulati dei fabbisogni, per permettere una programmazione adeguata.
Le schede prodotto possono gestire l’indispensabilitá di un materiale o meno, in modo da bloccare o no la messa in lavorazione di quel prodotto.
Da notare che la programmazione può essere provata, nel senso che si possono eseguire elaborazioni di prova per verificare le possibili combinazioni di messa in produzione per soddisfare categorie di clienti privilegiate o collezioni più importanti rispetto ad altre che magari utilizzano alcuni articoli in comune; il tutto con la possibilità di ritornare sui propri passi e riprovare altre combinazioni, fino a quando non viene dato il nulla osta per il piano di produzione con la stampa delle bolle di taglio.
Anche a questo livello, in ogni caso, si può intervenire per annullare capi messi in lavoro per errore o di cui il cliente abbia nel frattempo dato disdetta.
E’ infatti possibile identificare i capi di una determinata riga ordine di quel cliente tramite un codice di matricola univoco; sono permessi, previa autorizzazione, annullamenti o aumenti parziali o totali. Solo quando effettivamente il magazziniere effettuerà gli scarichi di magazzino del materiale per la produzione, questo renderà praticamente non più disponibile il materiale stesso per eventuali rielaborazioni.
Al rientro dei capi prodotti, adatti programmi di assegnazione permettono svariate soluzioni per appartare i capi pronti per la spedizione, potendo infatti scegliere fra metodo per modello/articolo, per cliente, per riga ordine, per piano di produzione, per numero identificativo citato precedentemente anche rilevato con lettore ottico.
Questa operazione permette di ottenere situazioni degli ordini in relazione all’avanzamento delle fasi di ciclo, dall’ordinato al lanciato, tagliato, pronto a magazzino, e inoltre di rendere indisponibili i capi per eventuali vendite sul pronto a magazzino; é infatti sconveniente vendere capi che fanno parte di un lotto destinato ad uno dei clienti più rappresentativi per l’Azienda!
Sono collegati a questa gestione apposite situazioni di controllo e di gestione del magazzino prodotti finiti.
Le spedizioni risultano semplici da effettuare, grazie alla possibilità di caricare i documenti da stampare in maniera analitica (per cliente/ordine/riga) o sintetica (per cliente/ordine, facendo eseguire al sistema la selezione automatica di tutti i capi pronti sulle varie righe); in seguito a questa fase di preparazione, ottenere i documenti di spedizione si riduce ad una semplice stampa, la quale crea automaticamente gli archivi di bollettazione eseguita, da cui ottenere automaticamente la fatturazione.
Entrambi i passaggi aggiornano automaticamente l’avanzamento della situazione dei capi nelle righe ordine.
Tutti i settori di competenza sono corredati da svariate situazioni a video e su stampa. Da non dimenticare la gestione dei magazzini fiscali, con possibilità di gestire fino a 99 magazzini.
Moduli Opzionali Sono dei moduli software perfettamente integrati alla procedura standard che però non tutte le Aziende necessitano di installare. Fanno parte di questi: - Gestione Reparti Interni/Esterni per Conto Lavorazione Capi Finiti - Gestione Conto Lavorazione Materiali - Gestione Spaccio Aziendale - Gestione “Master Invoice” - Gestione INTRASTAT.
Senza dubbio il più richiesto risulta il modulo per la Gestione del C/Lavorazione prodotto.
Esso si integra alla procedura base nel momento successivo all’emissione delle bolle di taglio dei capi; una elaborazione automatica permette di creare un polmone di passaggio, da cui , con emissione di documenti cartacei costituiti da bolle di uscita o lettere di lavorazione, i capi vengono seguiti attraverso i vari passaggi da reparto a reparto (da laboratorio a laboratorio) con controllo delle quantità in carico e scarico su ognuno di essi come quantità di capi messi in lavorazione e materiali forniti per eseguire le lavorazioni stesse.
Con questo modulo si riesce ad ottenere anche la valorizzazione dei semilavorati per i bilanci fiscali, in quanto i semilavorati assumono in sé il valore delle lavorazioni e dei materiali che ne fanno parte sino al momento della valorizzazione; per esempio, un capo che si trova in cucito, assume in sé mediamente il valore del tessuto e del costo di taglio.
In ogni caso, la valorizzazione viene decisa dall’Azienda in base ai parametri contenuti nella tabella dei tipi lavorazione. Il programma fornisce tabulati che evidenziano l’avanzamento della produzione nonchè il controllo della qualità e degli oneri di lavorazione, fornendo un valido strumento per verificare i costi di produzione.
Un particolare riguardo in tal senso va rivolto alla gestione della prefattura al terzista che indica l’importo della fattura che dovrà essere emessa dal laboratorio per le prestazioni effettuate in un dato periodo, permettendo così un enorme snellimento del lavoro di controllo da parte dell’ufficio competente.
La gestione della lavorazione dei materiali risulta pressoché simile a quella dei Capi Finiti, e può servire a quelle Aziende che vogliano gestire la lavorazione di componenti dei Prodotti ottenuti dalla trasformazione di materiali. Interessante poi la Gestione dello Spaccio aziendale, in cui lo Spaccio viene gestito come un magazzino aziendale (sia esso interno o esterno), ed un programma di passaggio dei capi dal magazzino centrale crea una univocità fra un capo ed un cartellino adesivo con un numero di matricola stampato anche con codice a barre.
La lettura tramite un lettore ottico di questo codice a barre fornisce indicazione sul prezzo di vendita (comunque stampato sul cartellino), la taglia (anch’essa stampata), il modello/articolo e ne identifica precisamente quindi lo scarico con il prezzo incassato realmente. Il modulo é corredato da stampe di situazioni sintetiche e analitiche con riportati i valori di costo, listino, incasso per capo e la percentuale di margine.
E’ possibile collegare dei Personal Computer o terminalini ottici che gestiscano la vendita al banco con Registratori di Cassa abilitati al collegamento, gestendo in tal maniera lo scarico del magazzino e l’emissione degli scontrini direttamente dal sistema in tempo reale.
E’ estremamente facile e rapido eseguire inventari fisici (anche a campione) dei capi a scaffale mediante una procedura che utilizza un teminalino portatile dotato di lettore ottico.
Tali inventari verranno poi automaticamente confrontati coi dati esistenti in macchina segnalando solo le eventuali differenze in difetto o in eccesso.
La “MASTER INVOICE” é un documento richiesto dalle autorità doganali americane per consentire l’accesso dei prodotti di abbigliamento nel loro territorio; vengono identificati dei “duty-code” (codici di tassazione) legati alla composizione principale dei Prodotti, ognuno con una percentuale di imposta da pagare per lo sdoganamento.
Questo documento, recante quindi le quantità dei prodotti nella specifica spedizione, raggruppati per duty-code, viene creato automaticamente dalla stampa della Fattura di vendita, che solitamente accompagna subito la merce in spedizione, attraverso dei parametri di convalida inseriti negli Ordini Clienti (se un ordine di capi deve fare riferimento a Master Invoice o no) e nelle tabelle di composizione tessuto principale, riportate nella stampa della Fattura.
Vengono risparmiati così agli utenti dell’Ufficio Spedizioni/Fatturazione noiosissimi e difficoltosi calcoli di accorpamento per soddisfare all’obbligo di legge americano.
L’ “INTRASTAT”é il nuovo sistema di gestione statistica introdotto nella Comunità Europea per controllare gli scambi di merce all’interno dei paesi membri; esso si basa su una dichiarazione compilata in parallelo dall’operatore del paese cedente e dall’operatore del paese cessionario, e si basa su una logica similare a quella del “duty-code” americano, cioè su una serie di informazioni raggruppate per codice merceologico (legato alla tipologia dei prodotti) e altri parametri, tra cui natura di transizione, modalità di trasporto, cessioni o rettifiche di cessioni precedenti.
Al momento viene fornito con programma di caricamento manuale dei dati; sono fornite le stampe su modulo NORMA del modello INTRA1 e INTRA2.
Conclusione: nonostante tutto, questa breve presentazione della Procedura nelle sue caratteristiche salienti, non può essere considerata esauriente, in quanto alcune particolarità funzionali vengono apprezzate soltanto con la visualizzazione diretta della stessa.
Siamo disponibili ad effettuare dimostrazioni.